Онлайн-касса в детском клубе. Что за зверь, и нужен ли он нам?

Почему детские клубы должны перейти на онлайн-кассу с 1 июля 2017 года?

С 1 июля 2017 года вступил в силу закон №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». Что он меняет в жизни детского клуба, и что нужно сделать, чтобы соблюсти все требования закона?

Начнем с того, что нам нужно понять, чем онлайн-касса отличается от обычной, той, которую мы использовали до этого. На первый взгляд, это такой же аппарат, и по внешнему виду можно и не определить, обычная это касса или онлайн.

Что же делает онлайн-касса того, что не делала обычная? Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который в режиме реального времени передает электронные копии чеков в налоговую через специализированных операторов фискальных данных (ОФД). Проще говоря, любой пробитый чек касса сама, без нашего участия, отправляет в ОФД, а ОФД уже отправляет в налоговую, и инспектор может посмотреть сколько чеков пробито, какая сумма выручки, за что клиенты нам заплатили. Законодатели нам обещают, что теперь количество проверок снизится, так как налоговая будет видеть, откуда и за что деньги поступают предпринимателю.

Кому же надо покупать онлайн-кассы, а у кого еще есть время морально и материально подготовится к нововведениям? Те организации, которые уже использовали кассу в своей деятельности, просто должны поменять старую на новую и работать дальше уже по новым правилам. Есть некоторые исключения, но их не так много, они все указаны в тексте закона 54-ФЗ. Только ИП и организации, которые на данный момент работают на спецрежимах (ПСН и ЕНВД) могут до 01.07.2018 года не применять онлайн кассы. Но учитывая тот момент, что перейти все равно придется, лучше озаботиться этим заранее и с переходом не затягивать.

Как выбрать кассовый аппарат?

Начнем с самого главного – с выбора кассового аппарата. Все онлайн-кассы, разрешенные для применения, указаны в специальном реестре, который размещен на сайте nalog.ru. По ссылке можно скачать файл и выбрать из списка любую модель онлайн-кассы https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/. Лучше и проще сначала выбрать модель, которая подходит по всем параметрам, а потом, до покупки, проверить ее наличие в данном реестре. На данный момент в нем 81 модель касс и он еще будет пополняться.

Как же выбрать нужную кассу из такого разнообразия? Посмотрите на рабочее место администратора и оцените, какого размера должна быть касса, чтобы удобно разместилась на столе, и с ней было бы комфортно работать. Если у вас уже был кассовый аппарат, то можно посмотреть аналогичный того же производителя, но уже с функцией онлайн-кассы. Так будет проще работать и не придется «с нуля» осваивать новую технику.

Есть два основных вида касс – привычные нам аппараты с табло и кнопками, работающие автономно, и просто коробочки, которые только выдают чек, а работают исключительно в связке с компьютером или ноутбуком, на котором установлено специальное программное обеспечение. Выбрать можно любой вариант, но первый удобнее тем, что касса будет работать даже при отключении электричества или поломке компьютера, не нужно покупать и осваивать новые программы, касса полностью самостоятельна. Если в клубе есть постоянный WiFi, то рассмотрите кассу со встроенным WiFi-модулем. Не нужно будет никаких проводов, касса сама подключается к интернету и передает все данные в ОФД.

Покупая кассу, обратите внимание на то, чтобы она поставлялась в комплекте с фискальным накопителем (ФН) – самым главным компонентом кассы (в старых кассовых аппаратах аналогом ФН выступал ЭКЛЗ). Именно на ФН записываются данные о пробитых чеках и именно его, после окончания срока использования нужно хранить 5 лет, со всей записанной на него информацией. ФН используется 13 месяцев или до того момента, когда запись новых чеков не будет возможна из-за переполнения ФН.

Как выбрать оператора фискальных данных?

Второй главный момент – это выбор ОФД – оператора фискальных данных. Звучит непонятно, но на самом деле это просто фирма-посредник, которая получает от нас данные об открытии и закрытии смены, о пробитых чеках, шифрует их специальным образом и передает в налоговую инспекцию. Список ОФД, которым выдано разрешение на обработку фискальных данных можно посмотреть на сайте https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/fiscaloperators/

Сейчас в списке одиннадцать ОФД, возможно к ним добавятся еще. Стоимость услуг на данный момент зафиксирована и составляет 3000 руб. за год обслуживания. Выбирать ОФД нужно внимательно, лучше, чтобы эта была компания, которая уже давно присутствует на рынке услуг, например компании, которые передают бухгалтерскую и налоговую отчетность. Перед заключением договора попробуйте позвонить в тех.поддержку: удастся ли вам быстро дозвониться или это займет много времени, ответят ли они оперативно на ваши вопросы, круглосуточная ли поддержка или работает в определенные дни и часы. Если нет, то это повод отказаться от услуг данного ОФД, при возникновении какой-либо проблемы вам не удастся ее оперативно решить.

Как зарегистрировать онлайн-кассу?

По новому закону онлайн-кассы можно регистрировать, не присутствуя физически в налоговой, а через личный кабинет (ЛК) юридического лица на сайте nalog.ru. Чтобы воспользоваться этим сервисом у вас должен быть «ключ для кассы» - сертификат для регистрации ККТ в ФНС и для входа в ЛК. Изготовить его просто: набираете в поисковой строке браузера «ключ для кассы» или «квалифицированный сертификат для регистрации ККТ в ФНС» и выбираете, где ключ заказать. Стоимость ключа в пределах 1500 руб. Для удобства работы с ключом, сертификат нужно записать на USB-флешку (о такой возможности нужно заранее спросить при заказе).

Что будет пробиваться в кассовом чеке?

Еще один главный момент, который предписывает нам новый закон – в чеке должна быть номенклатура, т.е. нельзя как раньше пробить просто сумму, теперь в чеке нужно указать, за что клиент заплатил вам деньги. Вы должны подумать, какие виды услуг оказываете, и разработать соответствующую номенклатуру. Не обязательно выделять каждый вид занятия, можно все занятия объединить в «развивающие занятия», присмотр и уход за детьми в «мини-сад», организацию дней рождений и праздников – в «организацию праздников» и т.д.

Как ввести кассу в действие?

Теперь у вас есть новая онлайн-касса, договор с ОФД, USB-флешка для регистрации кассы и разработанная номенклатура. Самое время заключить договор с компанией, специалист которой запрограммирует кассу, проведет регистрацию в налоговой и ОФД, поможет разобраться и объяснит принцип работы с новым кассовым аппаратом. Заключите договор на обслуживание хотя бы на первый квартал работы с онлайн-кассой, специалисты всегда помогут решить возникающие проблемы.

Юлия Кузнецова, главный бухгалтер ООО «Детский эко-клуб «Умничка»

Оставить комментарий.

Защита от автоматических сообщений

Введите слово на картинке*