Документальное оформление отношений с клиентами

Наконец-то детский клуб открыт!  Телефон разрывается от звонков потенциальных клиентов, приходят в клуб и интересуются  услугами мамочки, бабушки и няни…

Это очень волнительный момент.  Ведь так важно, чтобы они все стали постоянными клиентами вашего замечательного и самого лучшего детского клуба. Вы всем демонстрируете высокий уровень профессионализма  и сервиса в вашем клубе, ведь так просто необходимо, чтобы ваш клуб был на ступень (а то и не на одну) выше аналогичных детских клубов в вашем городе.

Важным элементом обслуживания клиентов детского клуба  является документальное оформление взаимоотношений.

Практически все детские развивающие клубы оформляют свои отношения с клиентами посредством заключения договора на оказание развивающих услуг. Такой договор заключается в письменной форме, обязательно содержит сведения о детском клубе (наименование, адрес, банковские реквизиты: расчетный счет, наименование банка), сведения о клиенте (ФИО родителя, паспортные данные, заключающих договор, адрес их проживания) и ребенка, в отношении которого заключается договор. Как правило, в договоре указывают  права и обязанности сторон.  И затем, мама или папа  вносят оплату по договору в кассу детского клуба или через банк на расчетный счет. Затем данные о клиенте вносятся в программу 1С.  Казалось бы все очень просто и понятно.

Однако при заключении таких договоров с клиентами вы можете столкнуться с последствиями несоблюдения норм законодательства.  Удивлены?

Но мы объясним, какие проблемы могут вас подстерегать  и покажем вам выход из этой ситуации. Ведь наша функция – помочь вам обойти препятствия на пути подъема и расцвета вашего детского клуба.

27 июля 2006 года  принят Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ.  В соответствии с законом, в России существенно возрастают требования ко всем частным и государственным компаниям и организациям, а также физическим лицам, которые хранят, собирают, передают или обрабатывают персональные данные (в том числе ФИО, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.). Такие компании, организации и физические лица (в том числе и детский развивающий клуб) относятся  в этом законе к операторам персональных данных.

Согласно закону детский развивающий клуб  должен выполнить ряд требований по защите персональных данных физических лиц (своих сотрудников, клиентов, посетителей и т. д.) обрабатываемых в информационных системах детского клуба, и предпринять ряд действий:

1. Направить уведомление об обработке персональных данных (Закон № 152-ФЗ Ст. 22 п. 3)

2. Получать письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных (Закон № 152-ФЗ ст. 9 п. 4)

3. Уведомлять субъекта персональных данных о прекращении обработки и об уничтожении персональных данных (Закон № 152-ФЗ ст. 21 п. 4)

Кстати, уведомление об обработке персональных данных и письменное согласие субъекта персональных данных (т.е. граждан) не требуется, если оператор персональных данных (т.е. детский развивающий клуб) и гражданин находятся в трудовых отношениях или иных договорных отношениях (Закон № 152-ФЗ ст. 22 п. 2). Под иными договорными отношениями здесь понимаются отношения по договору подряда.

Но закон предоставлял отсрочку наступления ответственности за несоответствие требованиям закона и крайней датой стала – 1 июля 2011 года. То есть, теперь очень важно соблюдать эти правила.

Как же правильно оформлять документально отношения с клиентами… Мы предлагаем Вам вариант заключения с клиентами договора публичной оферты. Что это такое?

Договор (по закону) – это не всегда подписанный двусторонний документ. Вы вступаете в договорные отношения с магазином, когда покупаете хлеб и молоко. В момент оплаты и передачи вам продуктов (любых товаров) вы как бы договариваетесь с магазином  и приходите к согласию о предмете и стоимости товара (а это существенные условия договора. Помните, мы разбирали эти понятия в разделе, посвященном договорам?).

Документом, подтверждающим факт покупки, а значит и договорных отношений, является кассовый чек.

Публичная оферта – это адресованное неопределённому кругу лиц и содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля оферента (т.е. ваш детский развивающий клуб) заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовётся. Лицо, совершившее необходимые действия в целях согласия на  публичную оферту (например, приславшее заявку на соответствующие товары, услуги, оплатившее услуги), вправе требовать от оферента (детского развивающего клуба) исполнения договорных обязательств.

Публичной офертой считается реклама услуги в СМИ, то есть обращение к неопределённому кругу лиц.

В условиях публичной оферты вам не нужно собирать, хранить и обрабатывать персональные данные клиентов!!!  Вы понимаете, как это облегчит вам работу?!

Но как это провести на практике? Очень просто! Вы можете в своем клубе или/и  на сайте детского клуба разместить договор публичной оферты,  и каждый оплативший в соответствии с утвержденным прайсом детского развивающего клуба имеет право получать развивающие услуги согласно правилам детского развивающего клуба.

Проводить проверки соблюдения требований законодательcтва о защите персональных данных могут три органа - Роскомнадзор, ФСТЭК России и ФСБ России.

В соответствии со статьей 24 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" лица, виновные в нарушении требований данного закона, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством РФ ответственность.

Заметим, плановая проверка оператора персональных данных может быть проведена не ранее истечения трех лет с момента регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя. Для организаций, созданных более трёх лет назад, следует учитывать, что проверка может проводиться не ранее, чем по истечению трех лет с момента проведения последней плановой проверки.

Комментарии

#Татьяна  

Добрый день! Вот здесь немного непонятно:"Вы можете в своем клубе или/и на сайте детского клуба разместить договор публичной оферты, и каждый оплативший в соответствии с утвержденным прайсом детского развивающего клуба имеет право получать развивающие услуги согласно правилам детского развивающего клуба." Т.е. оплатив услуги, клиент уже вступает с детским центром в договорные отношения и не нужно с каждым клиентом подписывать договор?